Internetbasierte Verwaltung von Musikseminaren für den Landesverband der Liebhaberorchester NRW
Beratung, Koordination und Aufbau einer online - Verwaltung zur Durchführung von Musikseminaren.
Der Landesverband der Liebhaberorchester NRW führt regelmäßig verschiedene Musikseminare für seine Mitglider durch.
Die Verwaltung der Seminare, Seminarteilnehmer, Dozenten, Dirigenten und Musiker sollte rein internetbasiert ohne zusätzlich erforderliche Sofware erfolgen. Die Sicherheit der gespeicherten Daten (Adressen, E-Mail Adressen, Telefonnummern, weitere perönliche Angaben) musste sichergestellt werden Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Freigabestufen mussten gewährleistet sein. Geleistete Zahlungen der Seminarteilnehmer sollten schnell und übersichtlich zu erfassen sein. Eventuelle Zahlungsabweichungen (Rückstände / Guthaben) sollten auf einen Blick zu erfassen und zu bearbeiten sein. Eine Datenfilterung nach den unteschiedlichsten Kriterien musst ermöglicht werden. Export der gefilterten oder ungefilterten Daten in verschiedene Formate zur weiteren Verwendung (Erstellung von Serienbriefen oder Serien - E-Mails). Trotz der sehr komplexen Anforderungen an die EDV sollte das System einfach und zuverlässig auch von EDV - Laien bedient werden können.
Umsetzung
Die Umsetzung aller Anforderungen erfolgte über eine MySQL Datenbank und umfangreiche PHP - Scripte.
Eine sinnvolle Verknüpfung der einzelnen Datenbanktabellen sorgte beispielsweise dafür, dass ein Seminarleiter nachträglich den Seminarpreis korrigieren konnte und dieser neue Preis automatisch jedem Seminarteilnehmer dieses Musikseminars zugeordet wurde.
Details I
Systemadministratoren haben auf alle Daten Zugriff, Seminarleiter nur auf Ihre eigenen Seminare mit den dazugehörigen Seminarteilnehmern und den zur Verfügung stehenden Dozenten. Ein Seminarleiter kann auf einen Blick die von ihm durchgeführten Seminare sehen und bekommt eine Zusammenfassung über die jeweiligen Seminarteilnehmer angezeigt.
Es werden in einer Übersicht angezeigt:
- Die Anzahl der Seminarteilnehmer eines Seminars
- Die Anzahl der Seminarteilnehmer mit Zahlungsrückständen
- Die Anzahl der Seminarteilnehmer mit einem Guthaben
Weitere Informationen über den Tab Details IIDetails II
Durch einen Klick auf beispielsweise "Rückstände", werden die konkreten Daten eines jeden Seminarteilnehmers angezeigt.
Die hier dargestellten Daten sind selbstverständlich nicht von echten Seminarteilnehmern oder Administratoren sondern dienen lediglich der Verdeutlichung des zugrundepiegenden Prinzips.
Abweichend vom Grundpreis einen jeden Musikseminars kann jedem Seminarteilnehmer ein individueller Preisnachlass zugeordnet werden. Das System errechnet daraus den "Individualpreis" ,vergleicht diesen mit der Bezahlung und ermittelt daraus automatisch, ob die Zahlung korrekt ist, eine Rückstand oder ein Guthaben besteht.
Darüber hinaus werden die Summen der jeweiligen Beträge am unteren Tabellenende zusammengerechnet.
Mit einem Klick auf das grüne Bleistiftsymbol kann jeder Datensatz editiert werden.
Bei der Bearbeitung von Daten wird zur Kontrolle jeweils automatisch vermerkt, wer wann einen Datensatz geändert hat.
Darüber hinaus werden Log - Files erstellt, die alle relevanten Tätigkeiten aufzeichnen, die in der Datenbank ausgeführt werden.
Datenexport & Bearbeitung von Daten
Mit einem Klick können selektierte oder alle Daten einer Tabelle exportiert und weiterverarbeitet werden.
Hier das Beispiel einer MS - Excel Tabelle.
Der Export von Daten ist in verschiedenen Formaten möglich, über eine spezielle Druckansicht ist auch der Ausdruck der Daten ohne überflüssige Webseiteninhalte möglich.
Editor
Wo es sinnvoll ist, steht ein Editor zur Verfügung mit dessen Hilfe man die Inhalte dieser Felder sehr komfortabel bearbeiten kann.
Hier am Beispiel der von uns erstellten online - Anleitung für Seminarleiter zu sehen.Sicherheit bei der Übermittlung von Daten
Um die Sicherheit bei der Übermittlung von Daten im Internet sicherzustellen, wurde ein SSL - Zertifikat eingebaut. Die Datenübertragung erfolgt so auf verschlüsseltem Weg.
Das wird signalisiert durch das grüne Schloßsymbol und den Prefix "https".
Sollte ein Seminarleiter einmal sein Passwort vergessen haben, so kann er per E-Mail einen Rücksetzungslink anfordern und ein neues Passwort vergeben.
Auch die vom System automatisch versandte E-Mail an die E-Mail Adresse des jeweiligen Seminarleiters wird SSL - verschlüsselt über das Internet verschickt.
Passwortsicherheit
Die Passwortstärke wird vom System geprüft und darf eine bestimmte Mindestschwelle nicht unterschreiten.
Durch einen Klick auf das grüne Symbol kann automatisch ein sicheres Passwort erstellt werden.
Automatische Abmeldung vom System
Nach 15 Minuten der Inaktivität eines eingeloggten Seminarleiters oder Systemadministrators erfolgt automatisch eine Abmeldung vom System. 60 Sekunden vorher wird hierbei diese Nachricht angezeigt.
Durch einmaliges Klicken auf den OK - Button beginnt der 15 - Minutenzeitraum erneut von vorne zu zählen.Weitere Features des Verwaltungsprogramms
Es können detaillierte Suchabfragen ausgeführt werden.
Beispiel:
Hier werden alle Seminarteilnehmer gesucht, in denen das Feld "E-Mail" nicht Null ist, die also eine E-Mail Adresse angegeben haben.
Wenn eine Suche nach den gleichen Kriterien öfter durchgeführt wird, besteht die Möglichkeit, die Suchparameter als Permanentfilter unter einem beliebigen, aussagekräftigen Namen abzuspeichern. Damit entfällt zukünftig die Eingabe von Suchparametern und die Selektierung der Datensätze kann mit einem Klick erfolgen.
Nach jeder Suche oder Selektion wird deutlich sichtbar angezeigt, dass aktuell ein Filter aktiv ist.
Ein Klick auf den roten Button "Filter ist aktiv" entfernt die Suchkriterien und es werden wieder alle Datensätze einer Tabelle angezeigt.Datensicherung / Datenbank- Backup
Auch wenn vom Provider regelmäßige Backups vorgenommen werden, kann es, gerade nach größeren Änderungen am Datenbestand, sinnvoll sein, ein Backup zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt durchzuführen. Dazu haben wir ein Script eingebaut, das diese Aufgabe auf einen Klick ausführt. Dieses Script ist nur für Systemadministratoren zugänglich.
Die Backup - Datei der Datenbank wird danach in einem passwortgeschützen Order gespeichert und kann bei Bedarf auch heruntergeladen werden. Die grauen Balken im nächsten Bild sind hier aus Datenschutzgründen eingefügt worden.
Die Zusammenarbeit mit dem Landesverband der Liebhaberorchester NRW
Die Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Landesverbandes der Liebhaberorchester NRW ist seit vielen Jahren geprägt durch gegenseitigen Respekt, Vertrauen und mittlerweile durch ein sehr freundschaftliches Miteinander. Und da freuen wir uns natürlich über die folgende Bewertung und ja, - wir sind auch ein wenig stolz darauf !
Wir, der Vorstand des Landesverbandes der Liebhaberorchester NRW, haben im Jahr 2011 nach einer Möglichkeit gesucht, Mitglieder und Musikseminare online zu verwalten. Bedingt durch ganz spezielle Anforderungen, kamen für uns Standardlösungen nicht infrage. Nach einer ausführlichen Recherche im Internet sind wir dann auf LINDTEC aus Berlin gestoßen.
Unsere grundsätzliche Anforderung waren ein rein Internetbasiertes Verwaltungsprogramm, ohne zusätzliche Software zu bedienen und zu administrieren, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Seminarleiter und Administratoren. Sicher, fehlerfrei und trotzdem einfach auch für Nicht EDV - Profis zu bedienen.
Gemeinsam mit LINDTEC haben wie den grundsätzlichen Aufbau des Verwaltungsprogramms erarbeitet wobei von Herrn Lind immer wieder sehr hilfreiche und für die spätere Nutzung wichtige Anregungen kamen. Nach vielen Jahren störungsfreier Nutzung wurde das Programm dann im Juni 2017 neuesten Anforderungen angepasst wobei uns Herr Lind in der "heißen" Projektphase auch am frühen Morgen und späten Abend noch zur Verfügung stand, wenn es dringende Fragen zu beantworten gab.
Auch nachträgliche Änderungswünsche von unserer Seite aus, wurden zügig umgesetzt und standen in der für uns eingerichteten Testumgebung schnellstens zur Verfügung. Die Neuprogrammierung und Anpassung an die neuesten technischen Gegebenheiten ging einher mit einem neuen Design und zahlreichen weiteren Verbesserungen, die das Arbeiten mit dem Verwaltungsprogramm weiter erleichtern.
Danke für Ihren professionellen Einsatz und Ihren immer freundlichen und kompetenten Rat Herr Lind !
Katharina Weidmann
Mitglied des Vorstands
Online- Datenverarbeitung für deutschlandweite Kundenbefragungen und Analysen für Versicherungen - Zufriedenheitsanalysen für Versicherungsunternehmen
Es gehört zu unserem Fachgebiet, betriebliche Abläufe EDV- technisch umzusetzen und dabei auch beratend tätig zu sein. Im Folgenden wollen wir eine individuelle und hochspezialisierte EDV- Lösung vorstellen, die für SchadenMarketing von uns entwickelt wurde.
Online- Datenverarbeitung für deutschlandweite Kundenbefragungen und Analysen für Versicherungen - Zufriedenheitsanalysen für Versicherungsunternehmen
Es gehört zu unserem Fachgebiet, betriebliche Abläufe EDV- technisch umzusetzen und dabei auch beratend tätig zu sein.Im Folgenden wollen wir eine individuelle und hochspezialisierte EDV- Lösung vorstellen, die für SchadenMarketing von uns entwickelt wurde. Dieses Unternehmen entwickelte eine innovative Dienstleistung die es Versicherungs- Unternehmen ermöglicht, die Qualität extern regulierter Schäden und die daraus resultierende Kundenzufriedenheit exakt zu messen sowie eventuelle Regressansprüche festzustellen. Versicherungsunternehmen wird auf diese Weise ein umfassender Überblick zu allen Aspekten extern regulierter Schäden verschafft.
Der “Quality of Service” Fragebogen (QoSF) wurde auf der Grundlage von langjähriger Erfahrung im Schadenbereich entwickelt.Die Anforderungen an die zu entwickelnde Datenverarbeitungssoftware
Die Mitarbeiter von SchadenMarketing sollten die Möglichkeit erhalten, Kundenbefragungen anhand des QoSF vor Ort oder telefonisch durchzuführen. Die hierbei erhobenen Daten sollen in Echtzeit dem Unternehmen zur Verfügung stehen, um damit Reports für die Auftraggeber zu erstellen. Die Auftragsvergabe an die einzelnen Mitarbeiter soll im Regelfall vollelektronisch und internetbasiert erfolgen.Terminvereinbarungen sollten sowohl von der Geschäftsleitung als auch von den Mitarbeitern durchgeführt werden können. Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf die ihm zugewiesenen, noch zu bearbeitenden Aufträge, nicht auf die Aufträge von anderen Mitarbeitern. Im Anschluss an die Kundenbefragung soll der elektronisch erfasste Fragebogen ausgedruckt, und vom Befragten unterzeichnet werden. Danach ist für den Mitarbeiter kein Zugriff auf diesen Datensatz mehr möglich. Die Ergebnisse stehen dann ausschließlich der Geschäftsleitung von SchadenMarketing zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Die Daten für die Abrechnung mit den Auftraggebern sollten automatisch erstellt werden.
Den Auftraggebern sollte eine fundierte Analyse der erhobenen Daten ebenso zur Verfügung gestellt werden wie die Befragungsergebnisse jedes einzelnen Kunden. Die entsprechenden Daten sollten, je nach Wunsch des Auftraggebers elektronisch oder / und in Papierform geliefert werden.
Die Umsetzung der unternehmensspezifischen Anforderungen mit MS Access, PHP und MySql
Der QoSF mit über 30 detaillierten Fragen wurde doppelt elektronisch umgesetzt. Erstens rein internetbasiert als Arbeitsmittel für die Außendienstmitarbeiter, zweitens als Teil einer MS - Access Anwendung, worauf ausschließlich die Geschäftsleitung und besonders befugte Personen Zugriff haben.
Die stationäre MS - Access Anwendung greift dabei auf die gleichen Datenbestände einer MySQL - Datenbank zu, wie das Webinterface der Aussendienstmitarbeiter. Sicherheitsrichtlinien legen exakt fest, welche Daten durch einen Aussendienstmitarbeiter gesehen oder verändert werden können.Datensicherheit bei der Verwendung des Webinterface:
Der Datenschutz ist mehrstufig aufgebaut. Zur Dateneingabe loggen sich die Außendienstmitarbeiter in eine doppelt passwortgeschützte, nicht öffentliche Webseite ein. Die Adresse dieser Seite ist nicht öffentlich bekannt auch nicht zur Indizierung durch Suchmaschinen freigegeben. Danach erfolgt eine erste Passwortabfrage. Dieses ersten Passwort ist allen mit der Befragung betrauten Mitarbeitern von SchadenMarketing bekannt. Danach öffnet sich eine Seite zum endgültigen Login zur Bearbeitung von Aufträgen. Dieses zweite, personengebundene Passwort ist nur dem jeweiligen Mitarbeiter bekannt und muss in regelmäßigen Abständen geändert werden. Nach Eingabe dieses zweiten Passwortes erhält der Mitarbeiter Zugriff auf die ihm zugeteilten, noch zur Bearbeitung anstehenden Aufträge. Die entsprechenden Daten können zur weiteren Verarbeitung in verschiedene Formate (z.B. MS Excel, MS Word) exportiert werden.
Auf Aufträge anderer Mitarbeiter oder bereits abgeschlossene Kundenbefragungen kann über das Webinterface nicht zugegriffen werden um Ergebnisverfälschungen und Manipulationen vorzubeugen.
Details der webbasierten Datenverarbeitung
Klicken für vergrößerte Ansicht(ein Klick auf die jeweiligen Grafiken öffnet eine Seite mit detaillierter und gut lesbarer Darstellung. Die darin gezeigten Daten stammen aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht von real existierenden Kunden).
In der Übersicht rechts sieht der Mitarbeiter Krause sein Aufträge und kann diese beispielsweise nach PLZ, Termin oder anderen Kriterien sortieren um so die Auftragsdisposition zu erleichtern. Den Mitarbeitern steht ein Laptop mit Internetzugang und Drucker zur Verfügung. Der Zugriff auf die entsprechenden Daten erfolgt über den Laptop, die Speicherung der Daten erfolgt in einer Datenbank im Internet. Die Datenübertragung wird SSL- verschlüsselt durchgeführt. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter einen Auftrag telefonisch übermittelt bekommt, kann dieser Mitarbeiter auch einen komplett neuen Datensatz anlegen. Zu Kontrollzwecken wird sekundengenau festgehalten, wer wann welchen Datensatz angelegt hat.
Klicken für vergrößerte AnsichtDurch Klicken auf “Bearbeiten” des Kundendatensatzes öffnet sich der elektronische Fragebogen. Die meisten der Fragen sind durch einfaches Anklicken zu beantworten, die Werte zur späteren Weiterverarbeitung werden dabei in die Datenbank geschrieben.Sobald die Befragung abgeschlossen ist, wird der Fragebogen ausgedruckt und vom Kunden unterzeichnet. Danach klickt der Bearbeiter auf “Bearbeitung abgeschlossen”. Nachträgliche Änderungen sind dann nur noch durch die Geschäftsleitung von SchadenMarketing möglich. Da der Vorgang nun für den Bearbeiter abgeschlossen ist, wird der Datensatz dieses Kunden beim nächsten Einloggen auch nicht mehr angezeigt.Diese Art und Weise der Auftragsbearbeitung wurde von uns für die persönliche Bearbeitung vor Ort beim Kunden entwickelt.
Der Geschäftsleitung und den dazu befugten Mitarbeitern im Innendienst steht neben diesem Webinterface eine komfortable Datenbankanwendung zur Einpflege von Aufträgen, Terminierung und gegebenenfalls telefonischer Kundenbefragung zur Verfügung.
Klicken für vergrößerte AnsichtDie Hauptmerkmale der hier gezeigten Benutzeroberfläche der Datenbank:
Anlage von Aufträgen
Festlegung des zuständigen Außendienstmitarbeiter und Auftragsvergabe
Sekundengenaue Dokumentierung von Kontaktversuchen mit dem Kunden
Telefonische Kundenbefragung für den Fall, dass ein Kunde einem persönlichen Besuch nicht zustimmt.
Der komplette Fragebogen mit über 30 Fragen ist in dieser Benutzeroberfläche abgebildet. Die Beantwortung der meisten Fragen erfolgt auch hier durch einfachen Mausklick. Ebenfalls aus Datenschutzgründen werden hier nur die ersten drei Fragen angezeigt
Auswertung der erhobenen Daten und Erstellung der Zufriedenheitsanalyse für das beauftragende
Versicherungsunternehmen
Unmittelbar nach Abschluss der Befragungen werden mehrere Reports für den Auftraggeber erstellt. Das geschieht auf Knopfdruck, eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht erforderlich. Die Daten werden automatisch miteinander verknüpft und die Ergebnisse errechnet. In der “Zufriedenheitsanalyse”, einem der erstellten Reports, erlauben farbig unterlegte Bewertungen einen schnellen Überblick darüber, in welchen Bereichen dringender Handlungsbedarf besteht (rot), wo Verbesserungen angedacht werden sollten (orange) und wo die befragten Versicherungsnehmer im Durchschnitt mit den erbrachten Leistungen zufrieden sind (grün).
Die hier beschriebenen Abläufe haben wir gemeinsam mit der Geschäftsleitung von SchadenMarketing entwickelt und anschließend EDV- technisch umgesetzt. Diese Umsetzung verbindet höchstmögliche Effizienz bei der Kundenbefragung mit der erforderlichen Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten. Der Internetauftritt für SchadenMarketing wurde ebenfalls von uns erstellt.
